Asistente Administrativo

El Grupo BID es una comunidad de personas diversas, versátiles y apasionadas que se unen en un viaje para mejorar vidas en América Latina y el Caribe. Nuestra gente encuentra un propósito y hace lo que ama en un entorno inclusivo, colaborativo, ágil y gratificante.
Acerca de esta posición:
Estamos buscando un candidato motivado para unirse a nuestro equipo como Asistente Administrativo. Tu papel será crucial al proporcionar servicios de apoyo administrativo necesarios y contribuir a fomentar un ambiente de trabajo positivo en la Vicepresidencia de Países (VPC) en la Sede.
Lo que harás:
Brindar servicios administrativos en todas las funciones diarias según sea necesario y colaborar activamente en promover un buen ambiente de trabajo.
En ausencia del Analista Administrativo Senior, encargarte de todos los asuntos relacionados con la agenda del Vicepresidente.
Contribuir con los asesores de la Vicepresidencia coordinando sus horarios.
Coordinar diariamente y de manera efectiva con el analista administrativo para dar seguimiento a las acciones pendientes.
Gestionar el buzón de correo de la VPC redirigiendo información y solicitudes a los destinatarios apropiados dentro de la oficina principal de la VPC.
Dar seguimiento a las oficinas de los gerentes regionales u otros en solicitudes de información y retroalimentación para cumplir con los plazos.
Gestionar el procesamiento de contratos y pagos para consultorías individuales en la VPC.
Manejar el procesamiento de contratos para firmas consultoras (incluidos los procesos BEO).
Gestionar el procesamiento y monitoreo de pagos.
Supervisar el cumplimiento de los informes de tiempo del personal, gestión de licencias, cursos obligatorios, autoevaluaciones anuales, entre otros requisitos corporativos, asegurando la calidad de la información. Gestión de procesos e análisis de información financiera.
Preparar toda la información relevante para misiones oficiales, incluida la preparación de autorizaciones de viaje (TA) e informes de gastos (SOE) para los miembros de la oficina de la VPC.
Coordinar las solicitudes de autorización para asistir a eventos externos en nombre del Banco, a través de SEC, ORP y KIC, siguiendo las pautas establecidas en AM-130.
Colaborar en la planificación y ejecución de eventos de la VPC. Brindar apoyo logístico en la coordinación de conferencias, reuniones y eventos externos.
Contribuir al seguimiento de documentos recibidos a través del Sistema de Distribución de Documentos (D2S), incluida la aprobación si es indicado por los asesores.
Colaborar en la supervisión de la ejecución del presupuesto y la conciliación general de gastos.
Lo que necesitarás:
Educación: Título de asociado y/o licenciatura (o título avanzado equivalente) en Administración de Empresas u otros campos relevantes para las responsabilidades del rol.
Experiencia: Al menos 2 años de experiencia progresiva en Administración de Empresas con conocimientos en Microsoft Office, Outlook y uso de Internet como herramientas de investigación y consulta. Preferiblemente familiarizado con los sistemas de información del Banco: Microsoft Office y Outlook.
Idiomas: Competencia en español e inglés, hablado y escrito, es requerida. Conocimiento adicional de francés y portugués es preferible.
Habilidades clave:
Aprender continuamente.
Colaborar y compartir conocimientos.
Enfocarse en los clientes.
Comunicar e influenciar.
Innovar y probar cosas nuevas.
Requisitos:
Ciudadanía: Eres ciudadano de uno de nuestros 48 países miembros.
Consanguinidad: No tienes familiares (hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad, incluido el cónyuge) trabajando en el BID, IDB Invest o IDB Lab.
Tipo de contrato y duración:
Tipo de contrato: Consultor Internacional a Tiempo Completo.
Duración del contrato: 19 meses.
Ubicación del trabajo: En sitio.
Lo que ofrecemos:
El Grupo BID ofrece beneficios que responden a las diferentes necesidades y momentos de la vida de un empleado. Estos beneficios incluyen:
Paquetes de compensación competitivos.
Licencias y vacaciones: 2 días por mes de contrato + licencia parental de género neutral.
Seguro de salud: El Grupo BID proporciona una asignación mensual para la compra de seguro médico.
Plan de ahorro: El Grupo BID se preocupa por tu futuro; según la duración del contrato, recibirás una asignación mensual para un plan de ahorro.
Ofrecemos asistencia con reubicación y solicitudes de visa para ti y tu familia cuando sea aplicable.
Horarios de trabajo híbridos y flexibles.
Apoyo al desarrollo: Ofrecemos oportunidades de aprendizaje para impulsar tu perfil profesional, como seminarios, asesoramiento profesional individual y mucho más.
Salud y bienestar: Acceso a nuestro Centro de Servicios de Salud que proporciona atención preventiva y educación en salud para todos los empleados.
Otros beneficios: Sala de Lactancia, Centro de Cuidado Infantil, Gimnasio, Estacionamiento para Bicicletas y otros.
Nuestra cultura:
En el Grupo BID trabajamos para que todos aporten su mejor y auténtico yo al trabajo, dispuestos a probar nuevos enfoques sin miedo, y donde se les haga responsables y se les recompense por sus acciones.
La Diversidad, Equidad, Inclusión y Pertenencia (DEIP) están en el centro de nuestra organización. Celebramos todas las dimensiones de la diversidad y alentamos a mujeres, personas LGBTQ+, personas con discapacidades, afrodescendientes e indígenas a postularse.
Nos aseguraremos de que se proporcionen adaptaciones razonables a las personas con discapacidades para participar en el proceso de entrevista laboral. Si eres un candidato calificado con una discapacidad, por favor envíanos un correo electrónico a [email protected] para solicitar adaptaciones razonables para completar esta solicitud.
Nuestro Equipo de Recursos Humanos revisa cuidadosamente cada aplicación.